Politique de confidentialité de l’Office francophone de la Formation en alternance

Politique de protection de la vie privée et des données à caractère personnel

1. Introduction

L’Office francophone de la Formation en alternance, Organisme d’intérêt public, ci-après dénommé par son abréviation usuelle « OFFA », est attaché au respect de la vie privée et accorde une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel qu’il est amené à traiter dans le cadre de l’exécution de son activité et de ses missions d’intérêt public.

L’OFFA s’engage à traiter vos données à caractère personnel de manière licite, loyale et transparente conformément aux dispositions légales applicables en la matière, dont le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après, le « RGPD ») et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

Par le biais de la présente politique de protection de la vie privée et des données à caractère personnel, l’OFFA souhaite vous informer de manière claire et complète sur la façon dont vos données à caractère personnel sont traitées.

Aux fins de la présente politique, il faut entendre par : 

• « Données à caractère personnel » : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « personne concernée »); est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ; 
• « Traitement » : toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction ; 
• « Responsable du traitement » : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement; (…) ; 
• « Sous-traitant » : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement ; 
• « Tiers » : une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l'autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données à caractère personnel ; 
• « Destinataire » : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu'il s'agisse ou non d'un tiers (…) ; 
• « Consentement » de la personne concernée : toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l'objet d'un traitement.

2. Qui est le responsable du traitement des données à caractère personnel ?

L’Office francophone de la Formation en alternance, Organisme d’intérêt public (ci-après dénommé par son abréviation usuelle « OFFA »), dont le numéro d’entreprise est le 0647.649.402 et dont le siège social est situé à 1160 Auderghem, Avenue Herrmann-Debroux 40-42, représenté par Monsieur Alain Goreux, Fonctionnaire dirigeant mandataire de l’OFFA est le responsable du traitement des données à caractère personnel.

3. Le délégué à la protection des données

L’OFFA a désigné un délégué à la protection des données à caractère personnel (ci-après le « DPO »). Le DPO a une mission d’information et de contrôle du respect du RGPD. Il s’assure que l’ensemble du personnel agit avec professionnalisme et confidentialité. Il est également la personne de contact pour répondre à vos questions quant à l’application du RGPD.

Vous pouvez le contacter par courrier électronique à l’adresse dpo@offa-oip.be ou par courrier ordinaire à l’adresse suivante :

Office francophone de la Formation en alternance

A l’attention du DPO

Avenue Herrmann-Debroux 40-42

1160 Auderghem

4. Quelles catégories de données à caractère personnel sont traitées par l’OFFA ?

Dans le cadre de l’exécution de ses missions dont les finalités sont définies ci-après (cfr. point 6), l’OFFA est amené à traiter les catégories de données à caractère personnel suivantes : 

• Données d’identification personnelle (nom, prénom, deuxième prénom, numéro de téléphone GSM/fixe, adresse électronique, adresse postale, données d’identification générées par l’OFFA) ; 
• Données d’identification, autres que le NISS, attribué par le gouvernement (numéro de TVA, numéro d’entreprise – remarques : concerne principalement les entreprises personnes physiques) ; 
• Données d’identification financière (identification et numéro de compte bancaire, nom du titulaire du compte bancaire) ; 
• Numéro de registre national ; 
• Spécificités personnelles (date de naissance, âge, sexe, lieu de naissance, nationalité) ; 
• Données d’identification électronique (adresse IP, cookies, login) ; 
• Activité professionnelle (apprenant, coach sectoriel, tuteur, …) ; 
• Activité d’apprentissage (sous contrat d’alternance ou non, durée du contrat, niveau de compétence A, B ou C, réussite d’année, certification…) ; 
• Emploi actuel (fonction du référent, organisme de provenance (IFAPME, CEFA, …)) ; 
• Données de navigations sur notre site internet (adresse IP, dates et heures d’accès au site, type de navigateur, page consultées).

Ces données sont traitées conformément à la présente déclaration et conformément aux dispositions du règlement européen sur la protection des données.

En toute circonstance, l’OFFA s’engage à ne collecter et traiter vos données à caractère personnel que dans la mesure où cela est strictement nécessaire pour l’accomplissement d’une des finalités énoncées dans la présente politique.

Dès lors, la fourniture des données à caractère personnel portées sur les différents supports de l’OFFA est généralement obligatoire. Dans certains cas toutefois, il se peut que certaines donnés à caractère personnel collectées soient optionnelles et ne doivent pas obligatoirement être communiquées à l’OFFA (par exemple : certaines données informatiques liées à l’utilisation du site internet). Le cas échéant, une mention spécifique est prévue à cet effet afin de vous informer du caractère obligatoire ou optionnel de la collecte des données concernées.

Dans ces hypothèses, la non-fourniture et/ou l’inexactitude des données à caractère personnel portées sur les différents supports pourrai(en)t, le cas échéant, avoir comme conséquences l’impossibilité pour l’OFFA d’exécuter correctement sa mission d’intérêt public ou tout simplement de répondre favorablement aux demandes des personnes concernées.

5. Quelles sont les sources d’où proviennent les données à caractère personnel ?

L’OFFA est susceptible de collecter les données à caractère personnel précitées auprès des sources suivantes : 

• De vous-même ou de votre représentant légal le cas échéant ; 
• De partenaires externes (les opérateurs de formations (CEFA, IFAPME, SFPME, etc.), les entreprises agréées par les opérateurs de formations, les représentants sectoriels, etc.) ; 
• De sources accessibles au public (sites internet des entreprises référençant les coordonnées de ses représentants, Banque-Carrefour des Entreprises, etc.) ; 
• De sources authentiques publiques (Registre national, Banque-Carrefour de la sécurité sociale, etc.).

L’OFFA est également susceptible de collecter des données à caractère personnel lors de votre navigation sur son site internet ou lors de l’utilisation de services en ligne sans que vous ne les lui communiquiez.

6. A quelles fins traitons-nous les données à caractère personnel et sur quelle base juridique ?

Les données à caractère personnel vous concernant sont recueillies et traitées par l’OFFA en vue des finalités et sur les bases juridiques suivantes :

Dans le cadre de l’exécution de sa mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont il est investi (article 6 (1) e - RGPD) : 

• Piloter la formation en alternance en Belgique francophone, en assurer le monitoring et l’évaluation de façon à pouvoir conseiller les Gouvernements sur le développement quantitatif et qualitatif de la formation en alternance ; 
• Informer les acteurs de l’alternance et le grand public sur les dispositifs de formation en alternance en Belgique francophone ; 
• Collaborer avec les partenaires sociaux et opérateurs de formation, les Instances Bassin Enseignement Formation Emploi, l’IWEPS, l’IBSA, les secteurs pour le monitoring de l’alternance, pour la promotion de l’alternance et son développement mais aussi pour optimiser le matching entre l’offre et la demande de stages en entreprise ; 
• Répondre aux questions d’agréments des opérateurs de formation ; 
• Informer les opérateurs de formations des changements intervenus dans le cadre des agréments entreprises ; 
• Organiser et animer le réseau des coaches sectoriels et susciter leur collaboration avec les opérateurs de formation notamment en termes d’agrément des entreprises, de promotion de l’alternance et de prospection de nouvelles entreprises mais aussi de fidélisation des entreprises partenaires ; 
• Gérer les contrats d’apprentissage industriel ; 
• Gérer les demandes d’incitants financiers indépendants et entreprises et vérifier les conditions d’octroi ; 
• Gérer les demandes d’incitants financiers apprenants et vérifier les conditions d’octroi ; 
• Gérer les demandes d’incitants financiers des opérateurs de formation et vérifier les conditions d’octroi ; 
• Organiser la procédure de médiation à la demande d’une entreprise et/ou d’un opérateur de formation ; 
• Gérer les demandes de recours ou de médiation ; 
• Centraliser les informations relatives aux entreprises agréées par les opérateurs de formations en vue de simplifier les démarches administratives liées aux incitants financiers ; 
• Améliorer la communication entre les différents acteurs de l’alternance et favoriser une harmonisation des procédures ; 
• Générer les profils utilisateurs et octroyer les droits d’accès sur la plateforme unique de l’alternance OPLA ; 
• Gérer les comptes utilisateurs de la plateforme ; 
• Gérer l’envoi de mailings relatifs à la formation en alternance.

Avec votre consentement obtenu au préalable (article 6 (1) a - RGPD) : 

• Gérer l’envoi de newsletters électroniques d’information relative à la formation en alternance, d’une part, et d’information plus générale relative aux activités de l’OFFA et de ses partenaires, d’autre part ; 
• Répondre aux demandes d’informations des visiteurs du site internet de l’OFFA ; 
• Administrer et gérer les profils d’utilisateurs du forum en ligne de l’OFFA ; 

Améliorer votre confort de navigation sur le site internet et améliorer nos contenus à partir des informations sur qui et comment nos contenus sont consultés.

7. Combien de temps vos données sont-elles conservées?

De manière générale, l’OFFA ne conserve vos données à caractère personnel que pendant une durée raisonnablement nécessaire pour atteindre les finalités poursuivies et en accord avec les exigences légales de conservation qui lui sont imposées.

Lorsque vos données à caractère personnel n’ont plus aucune utilité pour l’OFFA, celles-ci sont supprimées.

8. Qui sont les destinataires des données collectées ?

Les données seront, exclusivement pour ce qui est nécessaires aux finalités précitées, communiquées aux personnes ou organismes suivants :

• les services internes en charge de l’exécution des missions de l’OFFA ;
• les sous-traitants chargés de traitements définis par l’OFFA (dont les prestataires de services informatiques) ;
• Les membres de la commission d’agrément et de médiation dans le cadre de la gestion des recours et de médiation ;
• Les membres du conseil d’administration de l’OFFA dans le cadre de certaines activités de traitement spécifiques ;
• Les opérateurs de formation (IFAPME, SFPME, CEFA.) dans le cadre de la gestion des agréments et la gestion des incitants financiers ;
• Les coaches sectoriels dans le cadre de la gestion des agréments des entreprises formatrices en alternance, de la promotion de l’alternance et de la prospection de nouvelles entreprises formatrices et de l’optimisation du matching entre l’offre et la demande de stages ;
• La Direction générale opérationnelle de l’Economie, de l’Emploi et de la Recherche (DGO6) du Service public de Wallonie dans le cadre des politiques transversales RW-Communauté française et notamment de la liquidation des incitants financiers wallons ;
• E-WBS, le service de simplification administrative et d’administration numérique de la Wallonie et de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Aucune donnée à caractère personnel n'est transmise à des tiers ne faisant pas partie des destinataires précités ou ne relevant pas du cadre juridique indiqué, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d'une mission de contrôle ou d'inspection en application du droit belge, tel qu'un juge d'instruction.

En tout état de cause, l’OFFA ne divulguera pas de données à caractère personnel à des tiers à des fins de marketing direct.

9. Quels sont vos droits ?

• Droit d’accès

Le droit d’accès est le droit que vous avez d’obtenir, sur demande, de l’information sur les données à caractère personnel que l’OFFA détient sur vous.

• Droit de rectification

Il s’agit du droit que vous avez de demander la rectification, dans les meilleurs délais, des données à caractère personnel qui seraient inexactes. Si vous constatez que des données à caractère personnel sont incomplètes, vous avez également le droit de demander à ce qu’elles soient complétées.

• Droit à l’effacement

Dans certains cas, vous avez le droit de demander l’effacement de vos données à caractère personnel. C’est notamment le cas si

- les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles avaient été collectées ou traitées par le responsable du traitement ;

- les données à caractère personnel ont fait l'objet d'un traitement illicite ;

- l’utilisateur retire son consentement et qu’il n’existe pas d’autre base de légitimation du traitement ;

- l’utilisateur, personne concernée, s’oppose au traitement, mais dans certains cas particuliers. Le droit à l’effacement n’existe pas dans toutes les situations.

• Droit à la limitation du traitement

Dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir de l’OFFA, responsable du traitement, la limitation du traitement de vos données à caractère personnel, conformément à la législation applicable en matière de protection des données.

• Droit à la portabilité des données

Pour autant que de besoin, vous avez également le droit de recevoir vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, dans les conditions prévues par la législation applicable en matière de protection des données. Dans tous les cas, le droit à l’effacement des données reste d’application. Ce droit n’existe que si la base de légitimation du traitement est fondé sur l’article 6, § 1er, a) ou l’article 9, § 2, a) (consentement) ou l’article 6, § 1er, b) (exécution d’un contrat) du RGPD ou que le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.

• Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé

Vous avez le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire. En d’autres termes, vous avez le droit de demander une intervention humaine dans le traitement de vos données à caractère personnel. A cet effet, l’OFFA s’engage à ce que vous ne fassiez jamais l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire.

• Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données à caractère personnel si le traitement est fondé sur l’article 6, § 1, e) (mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité public) ou f) (intérêts légitimes) du RGPD. Dans ce cas, l’OFFA doit cesser le traitement des données à caractère personnel, à moins que nous ne démontrions qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

• Droit de retirer son consentement

Pour autant que le traitement se fonde sur le consentement, vous disposez du droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela ne porte toutefois atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.

10. Comment faire valoir vos droits ?

Vous pouvez envoyer vos demandes par courrier électronique à l’adresse dpo@offa-oip.be ou par courrier ordinaire à l’adresse suivante :

Office Francophone de la formation en alternance

A l’attention du DPO

Avenue Herrmann-Debroux 40-42

1160 Auderghem

Pour garantir le respect de votre vie privée et assurer votre sécurité, nous prendrons les mesures nécessaires pour vérifier votre identité avant de vous permettre de consulter, et éventuellement de corriger, des données.

11. Quels sont les moyens mis en œuvre pour protéger les données ?

L’OFFA a mis en place un certain nombre de procédures de sécurité adaptées sur le plan technique et organisationnel, qu’il réévalue et actualise régulièrement, afin d’éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé, la communication accidentelle à des tiers, ainsi que d’en assurer la sécurité et de garantir l’utilisation correcte des informations recueillies en vue de réaliser le traitement concerné.

12. A qui adresser vos questions/plaintes ?

Si vous estimez que nous manquons à l’une de nos obligations légales et/ou contractuelles, nous vous invitons à contacter notre DPO en envoyant un courrier électronique à dpo@offa-oip.be.

Toute autre réclamation, toute plainte ou tout grief peut également être adressé en envoyant un courrier électronique à info@offa-oip.be ou un courrier à l’adresse précitée (point 10). Nous mettrons tout en œuvre pour vous assurer un suivi dans les meilleurs délais.

Au cas où notre réponse ne vous donnerait pas satisfaction, vous avez le droit d’introduire une réclamation (plainte) auprès de l’Autorité de Protection des Données (APD).

Autorité de Protection des Données

Rue de la Presse 35

1000 Bruxelles

Tél.: +32 (0)2 274 48 00 F

ax: +32 (0)2 274 48 35

E-mail: contact@apd-gba.be

URL: https://www.autoriteprotectiondonnees.be

13. Modifications de la présente politique

La présente politique de protection de la vie privée et des données à caractère personnel est susceptible d’être modifiée à tout moment en raison notamment de nouveaux développements dans les traitements mis en œuvre par l’OFFA ou des modifications de législation applicable. Toute modification apportée à cette politique entre immédiatement en vigueur. Il vous est donc conseillé de visiter cette page régulièrement.